Jak szkoła albo urząd wybiera dostawcę sprzętu komputerowego
Szkoły, przedszkola i urzędy nie zawsze muszą organizować przetarg, żeby kupić sprzęt komputerowy. Od 1 stycznia 2026 roku ustawę o zamówieniach publicznych stosuje się dopiero od wartości 170 tysięcy złotych netto. Poniżej tej kwoty placówka udziela zamówienia po swojemu, zwykle przez rozeznanie rynku, czyli zapytanie ofertowe do kilku firm. Dobierając dostawcę, warto patrzeć nie tylko na cenę, ale też na gwarancję, serwis i terminy.
Kiedy potrzebny przetarg, a kiedy nie
Próg stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych to obecnie 170 tysięcy złotych netto (od 1 stycznia 2026 roku, Dziennik Ustaw 2025, pozycja 1173). Poniżej tej wartości ustawy w ogóle się nie stosuje: zamawiający udziela zamówienia poza tym trybem, według własnego regulaminu wydatków. W praktyce oznacza to, że mniejsze zakupy, na przykład kilku laptopów do pracowni albo do świetlicy, można kupić bez pełnej procedury przetargowej i bez podpisu kwalifikowanego, po prostu porównując oferty.
Rozeznanie rynku, jak to wygląda
Rozeznanie rynku to prosty i legalny sposób, w jaki placówka sprawdza ceny i wybiera wykonawcę poniżej progu. Zwykle wygląda tak: osoba odpowiedzialna wysyła krótkie zapytanie ofertowe do kilku firm, opisuje, czego potrzebuje, i prosi o wycenę oraz warunki. Na tej podstawie wybiera ofertę najkorzystniejszą, biorąc pod uwagę cenę i jakość. Warto, żeby zapytanie było konkretne (jaki sprzęt, ile sztuk, na kiedy), bo wtedy oferty są porównywalne, a wybór łatwiejszy do uzasadnienia.
Na co patrzeć poza ceną
Najniższa cena nie zawsze oznacza najlepszy zakup. Warto sprawdzić: długość i zakres gwarancji, czy dostawca zapewnia serwis i naprawy na miejscu, realny termin dostawy, a także to, czy w razie problemu jest z kim porozmawiać. Lokalny dostawca ma tu przewagę, bo można do niego zadzwonić, przywieźć sprzęt albo umówić przyjazd, zamiast czekać na odległą infolinię. Przy zakupach ze środków celowych, na przykład w ramach programów cyfryzacji szkół, liczy się też, żeby sprzęt spełniał wymagania programu.
Jak pomagamy placówkom
Przygotowujemy oferty na zapytania, pracujemy na fakturę, dostarczamy i konfigurujemy sprzęt, a potem zapewniamy serwis. Dla instytucji ważne bywa też bezpieczne wycofanie starego sprzętu z danymi, o czym piszemy w poradniku o niszczeniu danych w urzędzie. Zakres współpracy z firmami i instytucjami opisujemy na stronie dla firm i instytucji.
Najczęstsze pytania
Czy szkoła musi robić przetarg na kilka laptopów?
Nie, jeśli wartość zamówienia jest poniżej 170 tysięcy złotych netto. Poniżej tego progu ustawy o zamówieniach publicznych się nie stosuje, a placówka kupuje według własnego regulaminu, zwykle przez rozeznanie rynku.
Co to jest rozeznanie rynku?
To zapytanie ofertowe wysłane do kilku firm, na podstawie którego placówka porównuje ceny i warunki i wybiera najkorzystniejszą ofertę. Prosty, legalny sposób zakupu poniżej progu przetargowego.
Na co patrzeć poza ceną?
Na gwarancję, dostępność serwisu i napraw, realny termin dostawy oraz to, czy dostawca jest lokalny i osiągalny w razie problemu. Najtańsza oferta nie zawsze jest najkorzystniejsza.
Wystawiacie faktury i dostarczacie do placówek?
Tak. Przygotowujemy oferty, pracujemy na fakturę, dostarczamy i konfigurujemy sprzęt oraz zapewniamy serwis, także w ramach programów cyfryzacji.
Kupujecie sprzęt do placówki?
Przygotujemy ofertę, dostarczymy i skonfigurujemy, z serwisem na miejscu.
Zobacz ofertę dla firm i instytucji